Υπενθυμίσεις εμβολίων και αντιπαρασιτικών στο κτηνιατρείο

Οι υπενθυμίσεις εμβολίων και αντιπαρασιτικών λειτουργούν σωστά όταν δεν εξαρτώνται από τη μνήμη κανενός: το πρόγραμμα υπολογίζει την επόμενη δόση, βρίσκει ποιοι ιδιοκτήτες καθυστερούν και στέλνει μόνο του SMS, email ή ειδοποίηση στο portal, στον χρόνο που έχεις ορίσει εσύ.

Γιατί χάνονται οι επαναληπτικοί εμβολιασμοί

Ο ιδιοκτήτης δεν «ξεχνά» από αμέλεια. Απλώς ένας εμβολιασμός γίνεται μία φορά τον χρόνο και χάνεται ανάμεσα σε όλα τα άλλα. Από την πλευρά του ιατρείου, το πρόβλημα είναι διαφορετικό:

• Το τετράδιο ή το Excel. Κάποιος πρέπει να θυμηθεί να το ανοίξει, να φιλτράρει τις ημερομηνίες και να τηλεφωνήσει. Τις πολυάσχολες εβδομάδες αυτό είναι το πρώτο που πέφτει.
• Η υπενθύμιση που φεύγει αργά. Αν ο ιδιοκτήτης ειδοποιηθεί αφού έχει περάσει η ημερομηνία, το εμβόλιο έχει ήδη καθυστερήσει.
• Άγνωστο ποιον να πάρεις πρώτο. Χωρίς λίστα με σειρά και ημέρες καθυστέρησης, όλες οι κλήσεις μοιάζουν το ίδιο επείγουσες.
• Τα αντιπαρασιτικά. Έχουν δικό τους ρυθμό επανάληψης ανά σκεύασμα και ξεχνιούνται ευκολότερα από τα εμβόλια.

Για τον ιδιοκτήτη, μια έγκαιρη υπενθύμιση είναι εξυπηρέτηση. Για το ιατρείο, είναι μια επίσκεψη που αλλιώς δεν θα γινόταν. Δες και πώς οι επαναλαμβανόμενες επισκέψεις μετράνε στα έσοδα, στο άρθρο για την απόδοση της ροής ασθενών.

Πώς δουλεύουν οι αυτόματες υπενθυμίσεις

Όταν καταχωρίζεις ένα εμβόλιο ή μια αποπαρασίτωση στην επίσκεψη, το πρόγραμμα κρατά το σκεύασμα και την ημερομηνία και υπολογίζει πότε είναι η επόμενη δόση. Από εκεί και πέρα, δεν χρειάζεται να κάνεις τίποτα.

Εσύ ορίζεις πότε φεύγει το μήνυμα

Κάθε κλινική ρυθμίζει πόσες ώρες ή ημέρες πριν την ημερομηνία θα φτάνει η υπενθύμιση. Ένα ιατρείο με πολλούς πελάτες από χωριά της περιφέρειας μπορεί να θέλει περισσότερο χρόνο προειδοποίησης από ένα ιατρείο μέσα στην πόλη. Η ρύθμιση είναι δική σου.

SMS, email ή portal

Η υπενθύμιση μπορεί να φύγει με SMS, με email ή ως ειδοποίηση στο portal των πελατών. Το SMS δεν απαιτεί από τον ιδιοκτήτη να έχει email, και το email δεν κοστίζει ανά μήνυμα. Αν χρειάζεσαι περισσότερα SMS από όσα περιλαμβάνει το πακέτο σου, υπάρχουν πακέτα SMS που προστίθενται. Τιμές θα βρεις στη σελίδα τιμών.

Η λίστα «προς επανάληψη»: τηλέφωνο εκεί που χρειάζεται

Η αυτόματη αποστολή δεν αρκεί για όλους. Κάποιοι ιδιοκτήτες δεν απαντούν σε μηνύματα και χρειάζονται ένα τηλεφώνημα. Γι' αυτό το πρόγραμμα κρατά μια λίστα με τα εμβόλια που πλησιάζουν ή έχουν καθυστερήσει, στην οποία βλέπεις:

• το κατοικίδιο και τον ιδιοκτήτη,
• το τηλέφωνο, έτοιμο για κλήση,
• το εμβόλιο και τον τελευταίο εμβολιασμό,
• την ημερομηνία επανάληψης και πόσες ημέρες έχουν περάσει.

Τα εκπρόθεσμα ξεχωρίζουν με χρώμα, οπότε ξέρεις από ποιον να ξεκινήσεις. Μπορείς να φιλτράρεις π.χ. «εκπρόθεσμα και επόμενες 30 ημέρες» και να εξάγεις τη λίστα. Η ίδια λίστα υπάρχει και για τις αποπαρασιτώσεις, με σκεύασμα, τύπο, ιδιοκτήτη και τηλέφωνο.

Όταν η αποστολή αποτυγχάνει

Ένας λάθος αριθμός ή ένα email που επιστρέφει δεν πρέπει να χαθεί σιωπηλά. Οι αποτυχημένες αποστολές μπαίνουν σε δική τους λίστα, ώστε να ξέρεις ποιον να πάρεις τηλέφωνο αντί να υποθέτεις ότι «το μήνυμα έφυγε».

Πώς να τις ρυθμίσεις ώστε να φέρνουν πράγματι ασθενείς

• Στείλε νωρίτερα, όχι την ημέρα. Ο ιδιοκτήτης χρειάζεται χρόνο να κλείσει ραντεβού. Μια υπενθύμιση που φτάνει μία εβδομάδα πριν αφήνει περιθώριο.
• Γράψε μήνυμα με σαφή επόμενο βήμα. Το όνομα του ζώου και μια πρόταση για το ραντεβού κάνουν πιο πιθανή την απάντηση.
• Συνδύασε με online ραντεβού. Στο Clinic και πάνω ο πελάτης μπορεί να κλείσει μόνος του από το portal, χωρίς τηλεφώνημα.
• Δες την καθυστερημένη λίστα μία φορά την εβδομάδα. Δέκα λεπτά αρκούν για να καλέσεις όσους δεν ανταποκρίθηκαν.

Τι κερδίζει το ιατρείο

• Λιγότερα ξεχασμένα εμβόλια. Η υπενθύμιση φεύγει χωρίς να χρειάζεται να την αναλάβει κάποιος.
• Προβλέψιμες επισκέψεις. Οι επαναληπτικοί εμβολιασμοί γίνονται ραντεβού που μπορείς να προγραμματίσεις.
• Λιγότερος χρόνος στο τηλέφωνο. Καλείς μόνο όσους δεν απάντησαν, και ξέρεις ποιοι είναι.
• Καλύτερη φροντίδα. Ο ιδιοκτήτης νιώθει ότι το ιατρείο παρακολουθεί το κατοικίδιό του, και το ζώο μένει καλυμμένο.

Συχνές ερωτήσεις

Σε ποιο πακέτο υπάρχουν οι αυτόματες υπενθυμίσεις;

Το Starter δεν περιλαμβάνει αυτόματες υπενθυμίσεις και SMS. Το Clinic περιλαμβάνει 50 SMS τον μήνα και μαζικές ειδοποιήσεις πελατών. Δες την πλήρη σύγκριση στη σελίδα τιμών.

Ποιο κανάλι να διαλέξω;

Μπορείς να χρησιμοποιήσεις SMS, email και portal. Το SMS κοστίζει ανά μήνυμα, το email όχι. Μια λογική ρύθμιση είναι email για όσους έχουν, και SMS για τους υπόλοιπους.

Ισχύει και για τα αντιπαρασιτικά;

Ναι. Οι αποπαρασιτώσεις έχουν δική τους λίστα «προς επανάληψη» και τις ίδιες υπενθυμίσεις με τα εμβόλια, με χρόνους που ρυθμίζεις εσύ.

Τι γίνεται αν ο ιδιοκτήτης δεν έχει email ή κινητό;

Τότε η υπενθύμιση δεν μπορεί να φτάσει αυτόματα. Το κατοικίδιο μένει στη λίστα «προς επανάληψη» με τα στοιχεία επικοινωνίας που έχεις, και το παίρνεις τηλέφωνο εσύ.

Βλέπω ποιες υπενθυμίσεις στάλθηκαν;

Ναι. Οι ειδοποιήσεις πελατών και οι αποτυχημένες αποστολές έχουν δική τους ενότητα στο μενού «Υπενθυμίσεις», ώστε να ελέγχεις τι έφυγε και τι όχι.

Δες τις υπενθυμίσεις και τις υπόλοιπες οθόνες στην ξενάγηση της εφαρμογής, διάβασε πώς στέλνεις εξετάσεις με email, ή δες τι άλλο νέο υπάρχει.