Ροή ασθενών στο κτηνιατρείο: τέλος στο χάος της αναμονής

Η ροή ασθενών στο κτηνιατρείο είναι η διαδρομή κάθε ζώου από τη στιγμή που μπαίνει στην πόρτα μέχρι να φύγει: αναμονή, εξεταστήριο, εξετάσεις, ίσως χειρουργείο ή νοσηλεία, και τέλος ταμείο και αναχώρηση. Όταν όλη η ομάδα βλέπει αυτή τη διαδρομή σε μία οθόνη, η αναμονή μικραίνει, τα επείγοντα δεν χάνονται και η υποδοχή σταματά να ρωτάει «ο Ρεξ πού είναι;». Αυτό κάνει ο νέος πίνακας «Ροή ασθενών» του VetAssistant.

Γιατί η αναμονή ξεφεύγει, ακόμα και με καλό πρόγραμμα ραντεβού

Το ημερολόγιο λέει ποιος θα έρθει. Δεν λέει ποιος ήρθε, ποιος περιμένει 25 λεπτά και ποιος είναι ήδη στο χειρουργείο. Σε μια κλινική με δύο ή τρεις κτηνιάτρους, αυτή η πληροφορία ζει σε κεφάλια, σε χαρτάκια και σε φωνές από τον διάδρομο. Τα συνηθισμένα αποτελέσματα:

• Ο ιδιοκτήτης περιμένει και κανείς δεν το ξέρει. Ήρθε νωρίς για το εμβόλιο, κάθισε, και ο κτηνίατρος νομίζει ότι δεν έχει έρθει ακόμα.
• Το επείγον μπαίνει στη σειρά. Ένα ζώο με δύσπνοια περιμένει πίσω από δύο εμβόλια, γιατί στην υποδοχή δεν φάνηκε πόσο σοβαρό είναι.
• Το ζώο είναι έτοιμο, ο ιδιοκτήτης όχι. Η στείρωση τελείωσε, αλλά κανείς δεν πήρε τηλέφωνο, και η σκυλίτσα περιμένει στο κλουβί ώρες.
• Ο λογαριασμός ξεχνιέται. Ο πελάτης φεύγει από την πίσω πόρτα και η οφειλή μένει ανοιχτή.

Πώς οργανώνεις τη ροή ασθενών σε 5 βήματα

Είτε το κάνεις με πρόγραμμα είτε με πίνακα στον τοίχο, οι αρχές είναι ίδιες:

1. Όρισε τα στάδια της κλινικής σου. Λίγα και σαφή: αναμονή, εξεταστήριο, εξετάσεις, χειρουργείο, νοσηλεία, έτοιμο για αναχώρηση. Κάθε ζώο είναι πάντα σε ένα από αυτά.
2. Κατέγραψε την άφιξη τη στιγμή που γίνεται. Η ώρα άφιξης είναι η βάση για να ξέρεις πόσο περιμένει κάποιος. Χωρίς αυτήν, η αναμονή είναι εντύπωση.
3. Κάνε τη διαλογή ορατή. Τα επείγοντα πρέπει να ξεχωρίζουν με την πρώτη ματιά και να μπαίνουν μπροστά, όχι να εξαρτώνται από το αν η γραμματεία πρόλαβε να το πει.
4. Βάλε όριο αναμονής σε κάθε στάδιο. Π.χ. 20 λεπτά στην αναμονή, 15 λεπτά στο «έτοιμο για αναχώρηση». Όταν περνάει το όριο, κάποιος πρέπει να το δει.
5. Μία εικόνα για όλους. Υποδοχή, κτηνίατροι και νοσηλευτές κοιτάνε την ίδια εικόνα, από όποια συσκευή έχουν μπροστά τους.

Η «Ροή ασθενών» στο VetAssistant

Ο πίνακας «Ροή ασθενών» εφαρμόζει τα παραπάνω χωρίς επιπλέον καταχωρήσεις: παίρνει τα ραντεβού από το ημερολόγιο, τις επισκέψεις από τον φάκελο και τις νοσηλείες από την ενότητα νοσηλείας.

Σημερινά ραντεβού και άφιξη με ένα πάτημα

Πάνω από τις στήλες βλέπεις τα σημερινά ραντεβού που δεν έχουν έρθει ακόμα, με μια γραμμή «τώρα» που χωρίζει όσους άργησαν από όσους έρχονται. Όταν μπει ο πελάτης, πατάς «Ήρθε» και διαλέγεις τον λόγο της επίσκεψης. Αν δεν ήρθε, το σημειώνεις με «Δεν ήρθε». Για όσους έρχονται χωρίς ραντεβού υπάρχει το κουμπί «Άφιξη».

Κάρτα με ό,τι χρειάζεσαι να ξέρεις

Κάθε κάρτα δείχνει το ζώο με εικονίδιο για το είδος του, τον ιδιοκτήτη, τον λόγο της επίσκεψης, τον κτηνίατρο και τον χώρο (εξεταστήριο, κλουβί). Αν το ζώο έχει χρόνιο πρόβλημα, όπως νεφροπάθεια ή επιληψία, φαίνεται με κίτρινη σήμανση. Στο «Έτοιμο για αναχώρηση» βλέπεις αν υπάρχει οφειλή, για να μη φύγει κανείς χωρίς να πληρώσει.

Οι κάρτες μετακινούνται και μόνες τους

Μόλις ο κτηνίατρος ανοίξει επίσκεψη, η κάρτα πηγαίνει στο εξεταστήριο. Με την εισαγωγή σε νοσηλεία πηγαίνει στη «Νοσηλεία» και με το εξιτήριο στο «Έτοιμο για αναχώρηση». Για όλα τα υπόλοιπα σέρνεις την κάρτα στη στήλη που θέλεις ή πατάς το κουμπί με την επόμενη στήλη.

Χρόνοι αναμονής και επείγοντα

Ο χρόνος σε κάθε στήλη μετράει ζωντανά. Πάνω από τον πίνακα βλέπεις πόσοι περιμένουν, ποια είναι η μεγαλύτερη αναμονή, τη μέση αναμονή της ημέρας από την άφιξη και πόσοι είναι μέσα στην κλινική. Κάθε στήλη μπορεί να έχει όριο λεπτών, π.χ. 20 λεπτά στην αναμονή, για να φαίνεται ποιος περιμένει πολύ. Ένας ασθενής σημειωμένος ως «Επείγον» μπαίνει πρώτος στη στήλη του, με κόκκινη σήμανση.

Φίλτρο ανά κτηνίατρο και οι δικές σου στήλες

Ο πίνακας ανανεώνεται μόνος του για όλους, χωρίς να πατήσει κανείς refresh. Κάθε κτηνίατρος μπορεί να φιλτράρει μόνο τους δικούς του ασθενείς. Οι στήλες, τα χρώματα και τα όρια αναμονής ρυθμίζονται από την κλινική, για να ταιριάζουν στον τρόπο που δουλεύεις.

Ραντεβού από το Google Calendar

Αν τα ραντεβού σου μπαίνουν από το Google Calendar, ο πίνακας τα δείχνει με τον τίτλο και την περιγραφή τους. Η «Πρόταση AI» βρίσκει το κατοικίδιο και τον ιδιοκτήτη από το όνομα ή το τηλέφωνο, και στο «Ήρθε» τα συνδέεις με ένα κλικ ή φτιάχνεις νέο πελάτη. Όσα δεν είναι ασθενείς, όπως άδειες ή φιλοξενίες, τα κρύβεις από τη ροή.

Τι κερδίζει κάθε μέλος της ομάδας

• Η υποδοχή ξέρει ανά πάσα στιγμή πού είναι κάθε ζώο και τι να απαντήσει στον ιδιοκτήτη, χωρίς να μπαίνει στο εξεταστήριο να ρωτήσει.
• Ο κτηνίατρος βλέπει ποιος τον περιμένει, με ποιο πρόβλημα και πόση ώρα, και παίρνει πρώτα το επείγον.
• Ο νοσηλευτής βλέπει ποιος είναι στη νοσηλεία και ποιος είναι έτοιμος να φύγει.
• Ο ιδιοκτήτης περιμένει λιγότερο και φεύγει με το λογαριασμό κλεισμένο.

Συχνές ερωτήσεις

Σε ποιο πακέτο περιλαμβάνεται η Ροή ασθενών;

Στο πακέτο Elite, όπου είναι ενεργή από την πρώτη μέρα. Περιλαμβάνεται και στη δωρεάν δοκιμή 30 ημερών, οπότε μπορείς να τη δοκιμάσεις με τη δική σου ομάδα. Δες όλα τα πακέτα στη σελίδα τιμών.

Χρειάζεται να καταχωρώ κάτι παραπάνω;

Όχι. Ο πίνακας παίρνει τα στοιχεία από τα ραντεβού, τις επισκέψεις και τις νοσηλείες που ήδη καταχωρείς. Το μόνο νέο είναι το «Ήρθε» όταν μπαίνει ο πελάτης.

Δουλεύει σε tablet και κινητό;

Ναι. Όπως όλο το VetAssistant, ανοίγει από τον browser σε υπολογιστή, tablet και κινητό, και ενημερώνεται μόνος του για όλους.

Μπορώ να αλλάξω τις στήλες;

Ναι. Μετονομάζεις, προσθέτεις ή αφαιρείς στήλες, αλλάζεις χρώματα και ορίζεις σε ποιες στήλες μετράει όριο αναμονής.

Δες τη Ροή ασθενών και τις υπόλοιπες οθόνες στην ξενάγηση της εφαρμογής, διάβασε τι είναι το VetAssistant, ή δες τι άλλο νέο υπάρχει.