Πώς να διαλέξεις πρόγραμμα κτηνιατρείου: 10 κριτήρια

Το σωστό πρόγραμμα κτηνιατρείου είναι αυτό που η ομάδα σου θα χρησιμοποιεί κάθε μέρα χωρίς να το σκέφτεται: ανοίγει από όποια συσκευή, βρίσκει τον ασθενή σε ένα δευτερόλεπτο, στέλνει μόνο του τις υπενθυμίσεις και βγάζει τις αναφορές που σου ζητάνε οι αρχές. Η τιμή μετράει, αλλά μετράει λιγότερο από το πόσες ώρες γραφειοκρατίας σου γλιτώνει. Παρακάτω είναι τα 10 κριτήρια που αξίζει να ελέγξεις πριν δεσμευτείς σε οποιοδήποτε λογισμικό κτηνιατρείου.

1. Cloud ή εγκατάσταση σε υπολογιστή;

Ένα πρόγραμμα που εγκαθίσταται σε έναν υπολογιστή του ιατρείου δουλεύει μόνο από εκεί. Αν χαλάσει ο δίσκος, τα δεδομένα χάνονται, εκτός αν κάποιος θυμόταν να κρατάει αντίγραφα. Ένα πρόγραμμα στο cloud ανοίγει από τον browser σε υπολογιστή, tablet και κινητό, κρατάει αυτόματα backup και ενημερώνεται χωρίς να κάνεις τίποτα. Για τις περισσότερες κλινικές μικρών ζώων σήμερα, το cloud είναι η ασφαλέστερη επιλογή. Ρώτα πάντως πού φυλάσσονται τα δεδομένα: καλό είναι οι servers να βρίσκονται στην Ευρωπαϊκή Ένωση, για τον GDPR.

2. Πόσο γρήγορα βρίσκεις έναν ασθενή;

Η αναζήτηση είναι η κίνηση που κάνεις δεκάδες φορές τη μέρα. Δοκίμασε να γράψεις ένα επώνυμο με λάθος, χωρίς τόνους ή στα greeklish («papadop» αντί για «Παπαδόπουλος»), ή ένα τηλέφωνο. Αν το πρόγραμμα δεν βρίσκει τον πελάτη αμέσως, η γραμματεία θα το νιώθει σε κάθε τηλεφώνημα. Ακόμα πιο γρήγορο είναι ένα QR στο βιβλιάριο κάθε κατοικιδίου, που ανοίγει τον φάκελο με ένα σκανάρισμα.

3. Ηλεκτρονικός φάκελος που ακολουθεί την επίσκεψη

Ο φάκελος του κατοικιδίου πρέπει να γεμίζει όσο δουλεύεις, όχι μετά. Έλεγξε αν η επίσκεψη σε καθοδηγεί βήμα βήμα (κλινική εξέταση, διάγνωση, εξετάσεις, αγωγή, χρέωση), αν μπορείς να ανεβάσεις αποτελέσματα και εικόνες στο σωστό σημείο, και αν βγαίνει έτοιμη ιατρική αναφορά σε PDF για τον ιδιοκτήτη ή για έναν συνάδελφο.

4. Ραντεβού, υπενθυμίσεις και χαμένα ραντεβού

Τα ραντεβού που ξεχνιούνται και τα εμβόλια που δεν επαναλαμβάνονται είναι χαμένα έσοδα. Ένα καλό πρόγραμμα στέλνει μόνο του υπενθύμιση ραντεβού, εμβολίου και αποπαρασίτωσης με SMS ή email, και σου δείχνει ποιοι έχουν καθυστερήσει τον επαναληπτικό. Ρώτα:

• Πόσο κοστίζει κάθε SMS και αν τα πακέτα SMS λήγουν.
• Αν κάθε κτηνίατρος βλέπει τα ραντεβού του στο κινητό του (π.χ. συγχρονισμός με Google Calendar).
• Αν οι πελάτες μπορούν να κλείσουν ραντεβού μόνοι τους online, χωρίς τηλέφωνο.

5. Οι ελληνικές υποχρεώσεις και η καθημερινότητα

Ένα ξενόφερτο πρόγραμμα με μεταφρασμένα μενού συνήθως δεν ξέρει τι σου ζητάνε οι ελληνικές αρχές. Έλεγξε αν βγάζει με ένα κλικ τις λίστες για θετικά τεστ λεϊσμανίασης και εμβόλια λύσσας, αν τυπώνει συνταγή που μοιάζει με τη χάρτινη, αν κρατάει ψηφιακή συναίνεση GDPR του ιδιοκτήτη, και αν η υποστήριξη απαντάει στα ελληνικά. Για τη συνταγογράφηση στα παραγωγικά ζώα δες και τον οδηγό μας για την ηλεκτρονική συνταγογράφηση κτηνιατρικών φαρμάκων.

6. Τιμολόγηση και λογιστήριο: τι κάνει και τι όχι

Εδώ τα προγράμματα διαφέρουν πολύ. Κάποια εκδίδουν νόμιμα παραστατικά και στέλνουν στο myDATA, άλλα καταγράφουν μόνο χρεώσεις, πληρωμές και οφειλές, και τις αποδείξεις τις κόβεις από τον πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης ή τον λογιστή σου. Και οι δύο δρόμοι δουλεύουν, αρκεί να ξέρεις από πριν ποιον παίρνεις. Ρώτα ευθέως και μίλησε με τον λογιστή σου πριν αποφασίσεις.

7. Νοσηλεία, ομάδα και ρόλοι

Αν η κλινική σου έχει περισσότερους από έναν κτηνιάτρους, νοσηλεία ή χειρουργείο, χρειάζεσαι περισσότερα από ένα ημερολόγιο:

• Ρόλοι και δικαιώματα, ώστε η γραμματεία να μη βλέπει ό,τι βλέπει η διοίκηση.
• Νοσηλεία με εικόνα των κλουβιών και φύλλο νοσηλείας.
• Εικόνα της ημέρας: ποιος περιμένει, ποιος είναι στο εξεταστήριο, ποιος είναι έτοιμος να φύγει. Δες πώς το λύνει ένας πίνακας ροής ασθενών.
• Επικοινωνία της ομάδας μέσα στο πρόγραμμα, αντί για προσωπικά Viber.

8. Μεταφορά δεδομένων και έξοδος

Το πιο ακριβό λάθος είναι να μείνεις κλειδωμένος. Πριν ξεκινήσεις, ρώτα δύο πράγματα: ποιος θα μεταφέρει τους πελάτες, τα κατοικίδια και το ιστορικό από το παλιό σύστημα ή το Excel, και με τι κόστος; Και αν κάποτε φύγεις, πώς παίρνεις πίσω τα δεδομένα σου; Τα δεδομένα της κλινικής ανήκουν στην κλινική.

9. Η πραγματική τιμή του χρόνου

Η μηνιαία τιμή στη βιτρίνα σπάνια είναι το συνολικό κόστος. Για να συγκρίνεις σωστά, βγάλε το κόστος ενός ολόκληρου χρόνου για τη δική σου κλινική:

Ένα φθηνότερο πρόγραμμα που δεν στέλνει υπενθυμίσεις μπορεί να σου κοστίσει περισσότερο σε χαμένα εμβόλια από τη διαφορά στη συνδρομή.

10. Δοκίμασέ το με πραγματική μέρα

Ένα demo σου δείχνει τι μπορεί να κάνει το πρόγραμμα. Μια δοκιμή σου δείχνει αν η ομάδα σου θα το χρησιμοποιεί. Πέρασε δέκα πραγματικούς πελάτες, κλείσε ραντεβού για την επόμενη εβδομάδα, κάνε μια ολόκληρη επίσκεψη και βγάλε μια αναφορά. Ζήτα από τη γραμματεία να το δοκιμάσει χωρίς τη βοήθειά σου. Αν σε μία εβδομάδα δεν θέλεις να γυρίσεις στο χαρτί, βρήκες το πρόγραμμά σου.

Πώς απαντάει το VetAssistant σε αυτά τα κριτήρια

Το VetAssistant είναι ελληνικό πρόγραμμα διαχείρισης κτηνιατρείου στο cloud, φτιαγμένο μαζί με κτηνιάτρους. Συνοπτικά:

• Δουλεύει από browser σε υπολογιστή, tablet και κινητό, με καθημερινά αυτόματα backup.
• Αναζήτηση στα greeklish και μοναδικό QR για κάθε κατοικίδιο.
• Αυτόματες υπενθυμίσεις ραντεβού, εμβολίων και αποπαρασιτώσεων με SMS, email και portal, με πακέτα SMS που δεν λήγουν.
• Αναφορές λεϊσμανίασης και λύσσας σε Excel, συνταγές για εκτύπωση και συναίνεση GDPR (δες τις ελληνικές λειτουργίες).
• Δεν εκδίδει νόμιμα παραστατικά και δεν συνδέεται με το myDATA: οι αποδείξεις συνεχίζουν από τον πάροχό σου.
• Δωρεάν μεταφορά δεδομένων σε όλα τα πακέτα, χωρίς κόστος εγκατάστασης και χωρίς δέσμευση. Οι τιμές ξεκινούν από 35 € τον μήνα προ ΦΠΑ.

Δες τις πραγματικές οθόνες της εφαρμογής ή ξεκίνα τη δωρεάν δοκιμή 30 ημερών με όλες τις λειτουργίες, χωρίς πιστωτική κάρτα.